Auftragsklärung mit Hilfe einer Design Sprint Checklist

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Heute möchte Ich Ihnen eines der zentralsten Elemente meiner Arbeit vorstellen: Meine persönliche Design-Sprint Checkliste! 

Seit meinen Anfängen als Design Sprint Master ist die strukturierte Vorbereitung meiner Sprints zum wahrscheinlich wichtigsten Tool meiner Arbeit geworden. Dabei habe ich ein Set von insgesamt sieben Fragen entwickelt, das mir dabei hilft meine Klienten, deren Herausforderungen und das gegenwärtige Set-Up in kürzester Zeit zu verstehen. Auf diese Weise steigen wir bereits mit unserem ersten Austausch in die Tiefe ein und können so die Effizienz und Strukturiertheit des Design Sprint Prozesses in Gänze nutzen. 

In diesem Artikel gebe Ich Ihnen einen Überblick über den Mehrwert von Checklisten im Design Sprint Prozess und teile meine individuelle Herangehensweise an die gemeinsame Vorbereitung und Auftragsklärung mit. Am Ende finden Sie außerdem noch ein Worksheet inklusive Zusammenfassung aller relevanter Fragen.

Viel Freude beim Lesen und Arbeiten! 

 
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Checklisten als Arbeitstool

Der Ansatz mit Checklisten zu arbeiten ist natürlich zunächst keine neuer. Ursprünglich kam das Tool als arbeitsunterstützende Maßnahme in Berufen mit redundanten Arbeitsabläufen und hohem Risiko zur Eindämmung von Flüchtigkeitsfehlern zur Anwendung. Dazu gehören beispielsweise Arbeitskontexte wie Krankenhäuser oder auch der Flugverkehr. In Zeiten von gesteigerter Komplexität, wie wir sie aktuell haben, helfen Checklisten sich auf das wesentliche zu konzentrieren und auf diese Weise zeiteffizient Mehrwert zu generieren. Dabei gelten drei Punkte: 

  1. Checklisten wirken Fehlern entgegen 

  2. Checklisten heben den Standard einer Basisleistungen

  3. Am Ende ist eine Checkliste nur eine Hilfe. Wenn es nicht hilft, ist es nicht richtig.

Jeder Punkt einer Checkliste repräsentiert dabei einen relevanten Arbeitsschritt bzw. ein Element das unabdingbar auf den bestmöglichen Gesamterfolg einzahlt. Grundsätzlich lässt sich zwischen Do-Confirm und Read-Do Checklisten unterscheiden. Im ersten Fall werden die einzelnen Punkte nach Abschluss eines Prozess zur Qualitätssicherung angehakt, die zweite Variante folgt der Logik eines Rezeptes bei dem ein Schritt nach dem nächsten ausgeführt und abgehakt wird. Die Arbeitsschritte sollten dabei präzise und ohne weiteren Wortschmuck formuliert sein und zwischen fünf und neun Punkten liegen.

Checklisten im Design Sprint 

In meiner Anfangszeit als Design Sprint Master empfand ich es als unglaublich frustrierend, was für einen ‚disconnect' es häufig zwischen ersten Vertriebsgesprächen und dem tatsächlichen Projektanfang gab. Mir fiel schnell auf, wie viele wichtige Informationen in diesem  Zwischenschritt verloren gingen und wie durch wiederholtes Nachfragen Unsicherheit eingeführt wurden, die sich auf die für meine Arbeit notwendige Vertrauensbasis kontraproduktiv auswirkte. Ich habe daher eine strukturierte Form entwickelt, die es mir ermöglicht mich dem Thema meiner Klienten schrittweise anzunähern und bereits vom ersten Kontakt an in meiner Rolle als Design Sprint Moderator beratend und unterstützend wirksam zu sein. Das hilft mir, vor allem aber bei unserem gemeinsamen Vorhaben! Die Fragen meiner Checkliste lassen sich grob vier Oberpunkten zuordnen:

1. Ziele, Probleme & Herausforderungen identifizieren 

Zu Beginn unseres Gespräches geht es mir vor allem darum Sie kennenzulernen. Ganz im Sinne Rainer Maria Rilkes gilt für mich hierbei der Leitsatz: „Lerne dein Problem zu lieben!“.

Indem ich Sie nach Ihrem Problem und dem Ziel Ihres persönlichen Design Sprints frage, helfe Ich Ihnen genau dabei. Auf diese Weise legen wir gemeinsam die ersten Weichen für den Prozess. Der erste Punkt meiner Checkliste dient mir dazu, den Fokuspunkt unseres Prozesses zu identifizieren. Mögliche Arbeitsbereiche sind dabei die Erarbeitung einer neuen Vision, die Validierung einer Produkt- bzw. Service-Idee oder auch Entwicklung eines gänzlich neuen Geschäftsmodells. Diese bestimmen letztlich die Form unseres Design Sprints.

Meiner Erfahrung nach versteckt sich häufig hinter der ersten Idee einer Anfrage eine gänzlich andere Motivation. Darum hat dieser Punkt für mich allerhöchste Priorität!

Gemeinsam mit meinem Klienten schaue ich worum es eigentlich geht und welche Daten wir am Ende aus unserem Design Sprints herausziehen wollen. Geht um das bessere Verständnis eines spezifischen Marktes oder zielen wir auf das Fundament eines neuen Budgetplans ab. Grundsätzlich gilt, die intensive und konzentrierte Zusammenarbeit während des Design Thinking Prozesses erspart meistens lange und kostenintensive Research Prozesse und Wettbewerbsanalysen. Umso wichtiger ist es, dass alle das Ziel der gemeinsamen Reise kennen.

2. Status-Quo analysieren 

Die anschließenden Fragen zielen auf das Verständnis der aktuellen Gegebenheiten und bestehen Ressourcen ab. Wie lange wurde schon an dem Projekt gearbeitet und wie ist der aktuelle Status? Befinden Sie sich in der Ideen-Phase oder gibt es vllt. schon einen Prototype, MVP oder ein bestehendenes Produkte/Service?

Bei der zweiten Unterfrage geht es um das unternehmensinterne Know-How. Gibt es interne ExpertInnen die sich bereits mit dem Thema beschäftigen? Falls nicht, lohnt es sich externe ExpertInnen einzuladen, wenn ja welche? Diese könnten aus einer spezifischen Industrie oder auch anderen Unternehmenskonstrukten bspw. aus dem Start-Up-Umfeld stammen. Grundsätzlich geht es mir darum bereits im Vorhinein alle erfolgstreibenden Ressourcen zu mobilisieren, potentielle Kooperationen zu überdenken und die zukünftige Teamzusammenstellung mit Blick auf Know-How bestmöglich vorzubereiten. Hierzu gehört auch, dass ich nachhake welche Erwartungshaltung an mich besteht. Welche 'Hausaufgaben' möchte mir mein Klient erteilen? Weiterhin ist hier auch der Punkt an dem ich alle relevanten Dokumenten, die für die Vorbereitung des Design Sprints wichtig sind einhole. Ziel ist eine gemeinsame Wissens- und Arbeitsgrundlage.

3. Erwartungen abgleichen, Stolpersteine vermeiden 

Dieser Punkt steht für mich nach der Zieldefinition als zweite Priorität auf dem Plan. Hier geht es mir darum die tatsächlichen Erwartungen der projektverantwortlichen Person und Organisation zu verstehen sowie mögliche Hindernisse bereits im vorhinein zu identifizieren. Welche Relevanz nimmt das Projekt im Gesamtkontext ein? Wurde das Thema Top-Down gesetzt? Läuft das Projekt offen oder verdeckt? Wie sehen die Anspruchsgruppen aus und wie ist die Organisation dem Thema gegenüber eingestellt? Das Stichwort das sich hinter den leitenden Fragen versteckt lautet: Transparenz. Umso klarer die Agenda und mögliche Erwartungs-Erwartungen sind, umso effizienter und effektiver können wir in den Design Sprint Prozess starten und auf die Bedürfnisse der Organisation und des Teams eingehen. 

4. Arbeitsteam definieren

Der nächste Punkt steht ganz unter der Devise: Team Up! Für unseren Design Sprint wollen wir das bestmögliche Team zusammenstellen und die Rollen der einzelnen Teilnehmer bereits im Vorhinein optimal definieren. Die zentrale Frage hier lautet daher: Wer nimmt teil und warum?  Vielleicht gibt es auch schon ein bestehendes Arbeitsteam? Falls dem so sein sollte, welche Kompetenzen fehlen hier vielleicht noch? Grundsätzlich gilt, dass die Anzahl der Teammitglieder die Zahl sieben nicht überschreiten sollte. Weiterhin ist es wichtig zentrale Rollen bereits im Vorhinein zu definieren. Dazu gehören allem voran die Entscheiderrolle, welche bestmöglich am ganzen Prozess beteiligt sein sollte. Weiterhin hat es sich als ergib gezeigt, mögliche Troubleshooter von Anfang an in den Prozess miteinzubeziehen. Außerdem können um die zwei Teilnehmendem zu dem Prozess dazugenommen werden, um mögliche Crossfunktionalitäten zu ermöglichen und das Know-How auch in andere Bereiche der Organisation zu tragen. Hier bietet sich bspw. eine Rolle aus dem HR oder auch Training an.

Mit Beginner’s Mind zum Erfolg!

Ich hoffe, mein Artikel hat Ihnen einen ersten Überblick über ein mögliches Vorgehen zur Auftragsklärung und Vorbereitung des Design Sprints gegeben. Das wertvollste an diesem Vorgehen ist meiner Meinung nach, dass wir es schaffen, immer wieder mit frischen Augen oder wie es der Achtsamkeitslehre gesagt wird Beginner’s Mind auf unser Problem zu schauen.  

Falls Sie mehr über den Checklisten Approach lernen möchten, empfehle ich Ihnen das Buch “The Checklist Manifesto - How to get things right” von Atul Gawande (2011).

Weitere Details zum eigentlichen Design Sprint Prozess und Zeitplan finden Sie hier

Außerdem finden Sie hier noch das oben versprochene Work-Document.

Viel Spaß damit!

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ANHANG: DESIGN SPRINT CHECKLIST

  • Ziel: Was ist das Ziel des Sprints?

  • Problem: Was ist die Herausforderung/das Problem, welches wir loesen wollen?

  • Form: Was fuer eine Art Design Sprint is it? (Vision, Validierung einer Produkt/Service Idee oder neues Geschaeftsmodell, Feature Entwicklung, Winning the Budget ...)

  • Recherche: Wie lange hast du an dem Thema bereits gearbeitet? Fuehlst du dich als Experte? Oder welchen Experte koennen wir zum Experteninterview oder Spritn dazu holen? Welche 'Hausaufgaben' kannst du mit mir teilen? Gibt es noch weitere Dokumente als "Preparation Design Sprint", die wichtig sind?

  • Status: Was ist der Status des Projekts? (Idee, Prototype, MVP, bestehendenes Produkte/Service)

  • Team: Gibt es ein Projektteam? Wenn ja, wer und in welcher Rolle?

  • Erwartungen: Was sind die Erwartungen von Matthias? Was sind die Erwartungen der Organisation (Boss von Matthias)?

  • Entscheider: Wer wird der 'Entscheider' im Sprint sein'

  • Teilnehmer: Bitte nicht mehr als 7 Teilnehmer! Wer nimmt teil und warum? Sind die Teilnehmer gebrieft? Kann ich bitte deren Email-Adressen haben?